Bonjour,
Tu es ici car tu souhaites être bénévole, et ça, c’est super ! Mais nous avons besoin de quelques informations supplémentaires.

Pour rappel:
Le festival Beaune Comix 2019, organisé par l’association Belenos Comix, se déroule aux Ateliers du Cinéma du vendredi 31 mai au dimanche 2 juin 2019.
L’installation commence le mercredi 29 mai et continue le vendredi 31 mai matin. Tous les stands doivent être installés avant vendredi 31 mai 13h30.
La désinstallation commence le dimanche 2 juin après 18h et finit le lundi 3 juin matin.
L’ouverture au public est de 14h à 18h le vendredi et de 10h à 18h le samedi et le dimanche.

Le festival possède une seule entrée et une seule sortie (au niveau de la caisse). L’utilisation de toute autre porte pour entrer ou sortir du festival est strictement interdite, à l’exception des exposants se garant sur le parking des Ateliers du Cinéma (un staff leur ouvrira alors la porte et la refermera derrière eux). Toutes les portes interdites d’accès seront signalées par de la rubalise et un panneau d’accès interdit.

De manière générale, en toute circonstance, un staff doit se montrer poli, aimable et courtois.
En cas d’absence, il doit absolument prévenir les organisateurs afin qu’ils puissent procéder à son remplacement.
Il est également essentiel d’être ponctuel à ses postes pour éviter que des postes ne puissent être relevés.

Le descriptif détaillé de chaque poste est juste en dessous.



Vendredi matin : 8h-14h (Montage et préparatifs)Vendredi après-midi (fermeture public à 18h)Samedi matin : 8h-14hSamedi après-midi : 14h-18hDimanche matin : 10h-14hDimanche après-midi : 14h-18hDimanche après 18h (aide au démontage)Lundi (aide au démontage)


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Description des postes

Premier poste – La Caisse

Il s’agit d’un poste à responsabilité car il demande de manipuler de l’argent. Il ne peut et ne doit être occupé que par des personnes majeures et sachant compter correctement. Il faut également être à même d’utiliser un TPE (appareil à cartes bancaires). La caisse est un poste extérieur.

Attention ! Seuls les membres du bureau de l’association Belenos Comix sont habilités à retirer de l’argent de la caisse.

Il existe deux tarifs pour l’ensemble du Festival : 2 € la journée et 5 € pour l’ensemble du Festival.

Le Festival est gratuit pour les personnes suivantes : les personnes en situation de handicap (sur justificatif), les représentants officiels d’un partenaire de Belenos Comix (Maire de Beaune, Bouchard Aîné & Fils, Kyriad Panorama, Teck Fermeture, SARL Mateos, Assurances JDL, Belenium, Athenaeum) et les enfants de moins de 12 ans.

Les enfants de moins de 12 ans doivent OBLIGATOIREMENT être accompagnés d’un adulte. Si les responsables légaux refusent, l’accès au festival sera refusé. Le taux d’encadrement est d’un adulte pour un groupe de 6 enfants. Si un enfant est trouvé seul dans le festival, les parents sont contactés. S’ils sont injoignables, le mener au stand Belenos Comix pour qu’un responsable puisse prendre les mesures nécessaires.

Les badges exposants sont gérés au niveau de la Caisse. Il faut donc remettre les badges aux exposants se présentant directement à l’entrée, uniquement s’ils figurent sur la liste jointe. Si ce n’est pas le cas, joindre un responsable pour qu’il gère la situation.

Pour les exposants se garant sur le parking des Ateliers du Cinéma, le responsable qui leur aura ouvert la barrière du parking devra aller à la Caisse chercher les badges des exposants concernés.

Deuxième poste – La Distribution de Billets et de Bracelets

Une fois que le visiteur a payé sa place (ou présenter son justificatif pour la gratuité), deux éléments doivent lui être remis :

  • Un billet: la distribution de billets est ce qui sert à comptabiliser le nombre de visiteurs.
    Ce poste consiste à détacher la partie du ticket qui revient au visiteur et à la lui donner en
    fonction du type de tarif (Billet « Entrée gratuite », Entrée « Un jour », Entrée « festival »). Il faut donc être attentif et poli.
  • Un bracelet: chaque visiteur se voit passer un bracelet autour du poignet selon le type d’entrée (entrée « Un jour -Vendredi », entrée « Un jour – Samedi », entrée « Un jour – Dimanche » et entrée « Festival »). Le bracelet doit être suffisamment serré pour ne pas
    pouvoir être enlevé mais avec assez de jeu pour ne pas être inconfortable.
    Le bracelet est mis à tout visiteur entrant dans le festival même si celui-ci ne paye pas
    d’entrée.
    Toute personne présente dans l’enceinte du festival ne présentant ni bracelet ni badge sera
    expulsée et reconduite jusqu’à la sortie.

Troisième Poste – Stand Belenos Comix

Chaque équipe sera composée d’au minimum 2 personnes et aura les missions suivantes :

  • Renseigner les visiteurs que ce soit sur l’association ou sur le festival.
  • Vendre les produits dérivés de l’association (portfolios, bières Belenium – consommation interdite sur place). Comme pour la caisse, il s’agit d’un poste à responsabilité. Il ne peut être confié qu’à des personnes majeures et sachant compter correctement. Il consiste à servir et encaisser les personnes achetant les produits dérivés. A chaque vente, il faut cocher le document de décompte. Ce poste nécessite de la vigilance et de la politesse.
  • Vendre les tickets de tombola.

Quatrième poste – Ronde et Ménage

Il s’agit de faire des rondes et de vérifier qu’il n’y a aucun souci au sein du festival tout en renseignant les visiteurs qui souhaitent des informations. En cas d’événements dépassant leur compétence, il faut avertir un responsable.

La personne doit également s’assurer de la propreté des lieux, vider les poubelles et changer le sac poubelle si nécessaire, vérifier l’état des toilettes et les nettoyer si besoin, remettre en ordre la Salle Staff…

Cinquième poste – La Salle Projection

Il s’agit d’assurer le remplissage de la salle projection avant le début de la Conférence / Projection. La salle projection est limitée à 40 personnes. Au-delà, il faut refuser poliment l’entrée aux personnes restantes en expliquant que c’est pour des raisons de sécurité.

Une fois la salle projection remplie, il faut lancer le début de la projection ou annoncer le début de la conférence. Attention ! Il est important de commencer à l’heure les conférences / projections pour respecter le planning.

La personne responsable doit rester dans la salle pendant la durée entière de l’animation afin de pouvoir résoudre d’éventuels problèmes ou d’aller chercher un responsable si nécessaire.

Sixième poste – Les Repas

Chaque équipe sera composée de 2 personnes et devra préparer les repas pour les artistes invités, les partenaires et les bénévoles.

Le repas du midi aura lieu dans la Salle Staff.

Le repas du soir aura lieu dans le Hall Principal.

Sixième poste Bis – Restauration Festivaliers

Les Festivaliers pourront bénéficier sur place d’une restauration rapide grâce à un camion pizza. Ce poste consiste à servir les pizzas du camion aux tables extérieures et intérieures des Ateliers du Cinéma.

En cas de grosse affluence, il s’agit également d’encaisser les commandes lorsqu’elles sont livrées (utilisation d’un TPE et monnaie).

Comme pour la caisse, il s’agit donc d’un poste à responsabilité. Il ne peut être confié qu’à des personnes majeures et sachant compter correctement.

Septième poste – La Buvette

Il s’agit d’aider le personnel des Ateliers du Cinéma à servir les boissons (softs, alcool) et la restauration rapide (planche à préparer, glace…) au Bar des Ateliers.

Aucun encaissement « buvette » ne sera effectué par un bénévole Belenos Comix. Seul le personnel des Ateliers du Cinéma est habilité à faire des encaissements dans le cadre de la buvette.

Huitième poste – Les Artists Alley et les Exposants

Il s’agit de s’assurer que tout se passe bien pour les Artists Alley et les Exposants.

Les Artists Alley ont le droit à une bouteille d’eau par journée.

Les exposants ont le droit à plusieurs bouteilles d’eau par jour selon la taille de leur stand.

Neuvième poste – Les Têtes d’Affiches

Il s’agit de s’assurer que tout se passe bien pour les têtes d’affiches et qu’elles ne manquent de rien. Si elles souhaitent de l’eau, un café, un en-cas, il faut lui apporter. Toute consommation, hors catering mis à disposition par l’association, est à la charge de l’artiste.

Dixième poste – Le transport des invités

Il s’agit d’assurer les navettes entre l’hôtel et le festival selon un planning prédéterminé (vendredi après-midi et soir, samedi matin et soir, dimanche matin et soir). Être titulaire d’un permis B est obligatoire.

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